Témoignage

Témoignage de l’office de tourisme Aunis Marais Poitevin - Juliette Grinard, ANT - mai 2014

Petite présentation de l’OT
L’office de tourisme Aunis Marais Poitevin a été créé en novembre 2012 de la fusion de 4 offices de tourisme communautaires. L’équipe de 9 personnes est répartie au sein du siège administratif (sans accueil physique)ou dans l’un des deux bureaux de tourisme. Notre territoire situé au nord de la Charente maritime se situe au carrefour de destinations touristiques fortes et notamment La Rochelle et le Marais Poitevin. Il s’étend sur 47 communes à dominantes rurales et compte environ 13.000 lits touristiques. Notre statut est l’EPIC.

Depuis quand et pour quelle raison avoir mis en place la CAD ?
Nous avons mis en place la CAD quasiment dès la création de la structure début 2013 pour répondre à plusieurs de nos préoccupations :
- Moderniser nos espaces d’accueil et « débarrasser » nos vitrines d’affichages peu esthétiques.
- Déployer de nouveaux canaux de diffusion de l’information hors les murs (notamment pour palier à la fermeture de deux bureaux de tourisme au moment du regroupement).
- Créer des ressourcespublicitaires et libérer ainsi nos brochures touristiques d’encarts publicitaires.
- Offrir un support de diffusion / service supplémentaire à nos prestataires partenaires.

Combien d’écrans et quel déploiement (dans et hors les murs) ?
Nos deux bureaux de tourisme sont équipés ainsi qu’un site touristique. Une commande est en cours pour l’installation d’un écran dans un centre de village (écran installé en vitrine de la médiathèque pour une consultation depuis l’extérieur).
Nous avons donc actuellement 4 écrans installés mais nous allons nous lancer dans la phase de déploiement car nous sommes à présents opérationnels sur le modèle économique, les aspects techniques d’installation des écrans ainsi que sur la réalisation des programmes.
Les lieux ciblés pour le déploiement sont les commerces, les hébergements, les sites touristiques et les collectivités (lieux publics à forte fréquentation).

Quels contenus ? Info commerciale, touristique ?
Une boucle de programmation, appelée chaîne,dure de 4 à 6 minutes scindée en visuels de 10 ou 20 secondes.
Les contenus des chaînes sont élaborés pour favoriser la consommation touristique sur le territoire et pour gagner en notoriété. Il s’agit également de promouvoir les animations et sites de visites ainsi que répondre aux questions pratiques récurrentes.
Voici les types d’informations diffusées :
- La météo
- Les horaires des marées
- La location des hotspots wifi
- Les animations du territoire
- Les disponibilités des hébergements
- La présentation des produits boutiques
- Des informations particulières liées à l’actualité
- Des vidéos / photos de la destination
- Des clips publicitaires.
Les cibles de la régie publicitaire sont essentiellement les grands sites touristiques de notre territoire ou alentour. Par exemple les parcs ou prestataires pour lesquels nous faisons la billetterie dans les bureaux d’accueil. Les messages sont bien commerciaux mais l’information reste touristique.

Quelle solution ?
Nous avons choisi la solution proposée par Weezago notamment du fait des bons contacts que nous avons eu dès le départ avec le commercial.

Matériel nécessaire à la diffusion :
Ecran LCD professionnel conçu pour fonctionner de façon intensive. Suivant les budgets et les lieux d’implantations nous conseillons des tailles d’écrans variant entre 32 et 42’’.
Le player, sorte d’unité centrale connectée à Internet permettant de diffuser les données qu’il reçoit d’un serveur piloté à distance via plusieurs chaînes dont les programmes peuvent être différenciés par type d’activités et par zones géographiques.
Nous connaissons l’état de fonctionnement de chaque Player du réseau, nous pouvons à distance gérer la diffusion de chaque écran mais aussi leur allumage et extinction.

Solution logiciel pour la création des contenus :
Solution Logiciel de gestion du contenu accessible via Internet qui :
- permet la diffusion de programmes audiovisuels haute définition en plein écran ou en mode« écran partagé » pour délivrer jusqu’à 3 communications complémentaires sur un même écran
- permet de créer des chaines différentes pour des zones géographiques spécifiques ou unesectorisation déterminée
- permet de modifier la répartition des players sur les différentes chaines
- permet de réserver une partie des programmes à des intervenants locaux tout en modérant leurcommunication
- intègre les différents modules d’administration des programmes, d’insertion et de création des médias ainsi que le monitoring complet des players de diffusion

Si vous déployez chez les prestataires, comment le proposez vous ? l’avez vous intégré dans des packs, fournissez vous le matériel ?
Nous n’avons pas encore intégrer la CAD dans notre offre de services. Mais voici le modèle économique définit :
Chaque point de diffusion partenaire achète l’écran de la taille de son choix et le « player » à tarifs négociés sur du matériel professionnel. Le coût d’un écran est d’environ 500 € HT et le « player » est de 700 € HT (comprenant le player + la licence). L’installation est à la charge du partenaire, l’office de tourisme peut proposer un prestataire à tarif négocié.
L’Office de Tourisme assure le recouvrement de l’abonnement du logiciel, qui permet de diffuser l’information, à hauteur de 39 € HT mensuel.
Le partenaire bénéficie d’un droit d’affichage toutes les 3 minutes avec un message de 20 secondes. Le message ainsi personnalisé est diffusé uniquement sur le point de diffusion comme un décrochage du programme.

Quel investissement financier dans ce projet ?
Nous avons financé l’équipement de nos deux bureaux avec
- Player HD SSD : 300€ H.T
- Licence Weezago : 399€ H.T
- Ecran : 500€ HT
- Fixation murale

Coût d’investissement pour l’équipement d’un site : 1200€ auquel il faut ajouter le coût de la fixation murale ainsi que le coût d’installation (pour nos deux bureaux = 470€)
Environ 3.000€ d’investissement initial pour l’office et 39€ HT / licence et par mois en fonctionnement.

Quel investissement humain ?
Au-delà du temps initial de création des contenus, la procédure mise en place prévoit une mise à jour 3 fois par semaine (hors évènements exceptionnels) évaluée à environ 20 minutes (soit environ 1h00 par semaine tache réalisée au siège directement ou par les conseillers en séjour sur les BT). Pour l’instant nous ne gérons qu’une chaîne mais ce temps pourrait être multiplié au fur et à mesure du déploiement.
Il faut ajouter l’investissement humain nécessaire au déploiement des écrans sur le territoire et là nous commençons juste !

Les plus les moins d’un tel projet :
- Les +
La réactivité du système et sa flexibilité, capable de diffuser à grande échelle et simultanément une information de dernière minute.
Le fait de pouvoir passer des messages à notre visiteur simplement du fait de son passage devant l’écran et sans aucun autre effort de sa part
La multiplication des points d’infos sur le territoire.
- Les –
L’investissement initial, le temps nécessaire à la création des programmes.
L’interface de création des programmes n’est pas très ludique !


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