Animation de la démarche

Animation de la démarche

Animation des démarches qualité des UDOTSI.
La mise en place de la marque Qualité Tourisme offre aux offices de tourisme d’Aquitaine une opportunité de s’impliquer dans un projet d’envergure permettant à la fois d’engager une réflexion sur l’organisation interne des structures et de positionner les offices de tourisme vis-à-vis des prestataires locaux.
Le réseau UDOTSI/MOPA a choisi de s’appuyer sur les 5 UD d’Aquitaine qui se positionnent en tant qu’animateur de réseau sur ce sujet : mettre en place une animation collective, un suivi régulier pour faire progresser les offices de tourisme individuellement.
La MOPA a un rôle de coordination régionale.

L’exemple de l’UDOTSI Gironde
Pour entrer dans un processus de démarche qualité, trois options s’offrent à un Office de Tourisme :
- faire appel à un cabinet conseil avec les coûts que l’on connaît,
- embaucher un technicien spécialiste ce qui paraît peu probable,
- ou bien mutualiser la charge budgétaire en participant à une démarche collective.
Cette troisième alternative a permis à 21 offices de tourisme de Gironde d’acquérir depuis 4 ans une solide culture qualité fondée sur une progression constante. Ce résultat a été obtenu grâce à la création d’un poste d’emploi jeune d’« animateur qualité », depuis lors consolidé, grâce au soutien du Conseil Général de la Gironde.

C’est ce principe d’animation qui pourra être assuré par chaque UDOTSI engagée dans la démarche qualité, avec une déclinaison départementale.


Une animation dévolue à chaque UDOTSI
- L’UD définit un plan d’actions individuel et collectif et propose des solutions avec la mise en place d’actions correctives. Ce suivi est réalisé grâce à un module informatique.
- L’UD réalise le suivi individuel de mise en place des plans d’actions de l’OT notamment en traitant les bilans mensuels envoyés par les OT
- Elle met en place 3 ou 4 réunions collectives par an
- L’UD réalise tous les deux ans des audits de terrain (uniquement pour les OT qui ne sont pas encore prêts pour l’audit de Qualité Tourisme)

Pour les offices de Tourisme de la Dordogne, des Pyrénées Atlantiques et du Lot et Garonne, la MOPA a mis en place des groupes de formation pour les accompagner à la Qualité. Celle-ci est assurée par Cédric Naffrichoux, qualiticien à l’UDOTSI de la Gironde.


L’importance de l’échelon régional : le rôle de la MOPA
- Le contrôle des coûts d’inscription et d’audit pour Qualité Tourisme
L’échelon régional, par l’intermédiaire de la FROTSI/MOPA, est lui aussi synonyme d’économie d’échelle, notamment par une baisse des coûts d’inscription à la FNOTSI de 50% grace à cette animation collective

- Le module informatique d’évaluation
La FROTSI/MOPA s’est associée à la Région Alsace afin de développer un module informatique permettant le suivi des OT en ligne. Le programme s’appelle Kalosori et est opérationnel depuis le début de l’année 2008.
Ce module permet à la fois aux UD d’assurer le suivi de leurs OT en ajoutant des critères propres aux départements.
Il permettra aussi une évaluation de la progression de l’ensemble du réseau Aquitaine.

Les principes de financement
- Au niveau régional :

  • Coordination du programme. Représentation à la FNOTSI
  • Prise en charge des frais d’organisation des réunions collectives qualité (intervenants extérieurs, matériel, etc.)
  • Recherche de financements de niveau régional (Conseil Régional d’Aquitaine, Etat, Europe) pour l’accompagnement départemental, la prise en charge du contrôle externe et de l’inscription FNOTSI.
  • Prise en charge financière de la participation à la commission nationale qualité
  • Participation financière à la mise en place d’un outil informatique de suivi réalisé collectivement par plusieurs FROTSI et UDOTSI

- Au niveau départemental :

  • Mise en œuvre des moyens suffisants pour l’animation de la démarche (technicien dédié, à minima à temps partiel)
  • Recherche de financements au niveau notamment du Conseil Général pour l’animation départementale, qu’elle soit externe (cabinet d’étude) ou interne (animateur)

Les UDOTSI sont les chefs de file de l’animation de ces démarches au niveau départemental.

La MOPA coordonne les démarches qualité départementales et joue pleinement son rôle de centre de ressources régional.

Formation collective

Une formation collective est organisée pour les Offices de tourisme des départements de la Dordogne, des Pyrénées Atlantiques et du Lot-et-Garonne.


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